Документооборот
Процесс управления компанией во все времена, вне зависимости от уровня развития технологий, сводился к организации грамотного и оперативного исполнения распоряжений руководства. Для того, чтобы обеспечить качественное выполнение задания, руководитель должен выбрать конкретного сотрудника, определить сроки выполнения задания, проверить исполнение.
Это простейшая ситуация, у которой могут быть различные варианты. Например, в силу каких-либо объективных или субъективных обстоятельств нужно переназначить исполнителя или отложить исполнение задания. Кроме того, выполнение задания может быть поручено не одному сотруднику, а группе исполнителей.
Руководителю сложно проследить за всем процессом исполнения решений, организовать исполнительскую дисциплину. Поэтому, грамотный руководитель принимает меры к совершенствованию управления документами в компании, то есть организует документооборот.
Организация документооборота может в частности подразумевать его автоматизацию.
Этой же цели служит модуль "Документооборот" комплекса СБиС++.
Эта задача занимает особое место среди прочих задач комплекса. Кроме выполнения собственных функций, она расширяет возможности всего комплекса, обеспечивая организацию прохождения любого типа документов между сотрудниками по заранее определенному маршруту.
В отличие от других задач "Документооборот" имеет смысл только в организациях, имеющих несколько рабочих мест (реально не менее 3-х), объединенных в локальную сеть.
Вот перечень операций, которые позволяет выполнять модуль "Документооборот":
- описывать путь движения документов от исполнителя к исполнителю и отслеживать это движение;
- автоматически переходить к следующим фазам выполнения документа при наступлении заданных событий;
- отслеживать текущие дела сотрудников с контролем истечения времени, отведенного на выполнение;
- вести расписание по сотрудникам; с автоматическим его формированием на основании выполненных заданий;
- получать отчеты об отработанном времени по сотрудникам, документам, организациям в разрезе видов работ;
- строить отчет о заданиях, находящихся в процессе выполнения;
- посылать сообщения сотруднику или группе сотрудников;
- работать с внешними файлами;
- отсылать и принимать электронную почту.
Требование руководства к заполнению расписания, как правило, преследует две цели:
- определить местонахождение сотрудника в данный момент времени;
- определить затраты сотрудника на выполнение различного вида работ.
Как эти задачи решаются в модуле "Документооборот" комплекса СБиС++?
Для того, чтобы определить местонахождение сотрудника в данный момент времени, достаточно войти в расписание и построить выборку за конкретный день по нужному сотруднику.
Для определения затрат сотрудника на выполнение того или иного вида работ нужно построить отчет "Отработано по сотрудникам", в котором выводится время, отработанное сотрудником по выбранному виду работ в течение заданного промежутка времени.
У сотрудников исчезает необходимость писать друг другу записки на бумажках. Задача "Документооборот" позволяет заменить бумажные сообщения электронными, которые могут быть многократно переадресованы.
Вот перечень отчетов задачи "Документооборот":
- отработано по документам;
- отработано по сотрудникам;
- отработано по организациям;
- невыполненные задания;
- отработано по виду работ;
Отчеты модуля "Документооборот" заставляют руководителя задуматься над риторическим вопросом, не слишком ли много он платит одним работникам и обижает других? А может быть все проблемы компании связаны с тем, что недостаточно времени уделяется некоторым клиентам?
| 
